15 de marzo de 2021
5 min leitura

Gestão eficiente: você sabe por que o back office é importante para a sua empresa?

Back office

A melhor experiência para o cliente não deve terminar quando a conversão acontece. Muito pelo contrário, um atraso ou falha de entrega de um produto, por exemplo, pode colocar todo o esforço, dispensado até então pelo seu time de vendas, por água abaixo. Por isso, qualquer empresa que preste serviços ou venda produtos precisa se atentar em todo o processo que envolve a experiência do cliente após a tomada de decisão. De que forma? Buscando sistemas e modelos de gestão que proporcionem esse acompanhamento, como o back office, por exemplo.

Entendendo o back office

Back office, traduzido literalmente significa “escritório de trás” ou também pode ser chamado de repartição interna. Trata-se de um conjunto de funções que desenvolvem seus papéis, mas, como o próprio nome já diz, não tem nenhum contato com o cliente final. O foco do back office é dar suporte as principais atividades da empresa.

Um sistema de gestão integrado que desempenha funções e controla tarefas administrativas e financeiras, por exemplo, é um back office, assim como setores de tecnologia, logística e marketing. Essas áreas não são vistas pelos clientes finais do seu negócio, mas têm suas responsabilidades na hora de dar todo o suporte para que a empresa continue suas atividades e operações no mercado de forma plena.

Se acontecer algum gargalo no processo de compra –  que começa na interação do cliente com sua marca e termina na sua retenção, passando pelo pedido, estoque, entrega e pagamento – o prejuízo já pode ser calculado, resultando em um cliente insatisfeito. Fatalmente isso vai ter um peso no valor que sua empresa preserva diante do público e do mercado que atua.

Antecipando riscos e otimizando processos

Quando você consegue manter uma rotina bem organizada e padronizada fica mais fácil reconhecer quando qualquer etapa do processo apresenta problema. O setor back office é responsável em antecipar riscos e otimizar os processos, trazendo o tão esperado resultado.

Esse setor funciona como um controle de qualidade que soluciona os problemas e evita que eles voltem a acontecer. Desta forma, a empresa dribla que os imprevistos impactem na comercialização de um determinado produto ou serviço, diminuindo os prejuízos.

Vale destacar que esse departamento pode ser desenvolvido em qualquer tipo de empresa, seja ela grande ou pequena. Ele será criado de acordo com o tamanho do seu negócio.

Esse modelo de gestão traz ainda uma série de vantagens para o seu negócio. São elas:

  • Maior visibilidade nos processos internos: automatizando os processos é mais fácil ampliar a visão em relação a controle de estoque e vendas, facilitando, inclusive, que os profissionais das áreas identifiquem as falhas ocorridas e as corrijam.
  • Redução de gastos: é fato que ao implementar uma área de back office na sua empresa a redução de gastos e custos começa a acontecer, uma vez que diminui o número de falhas e retrabalhos, gerando economia de recursos, além de um desgaste menor de equipamentos. Com isso, há um aumento de qualidade do produto ou serviço comercializado ao consumidor, crescendo o valor da sua marca no mercado.
  • Aumento na produtividade: com atividades mais assertivas e operações organizadas, maior a produtividade, melhorando, inclusive, os níveis de entrega de todos os setores.

Quer saber mais sobre produtividade? Então confira nosso artigo “Produtividade em Vendas: 4 dicas para alavancar resultados”

Por que automatizar o back office?

As falhas e gargalos não serão eliminados por completo, independentemente do tamanho da sua empresa, entretanto, automatizar o setor de back office diminui drasticamente os erros, bloqueando que eles cheguem até o cliente.

Além disso, com tarefas repetitivas automatizadas, permitem que os colaboradores participem de processos que pedem maior poder de decisão e estratégia, sem contar que dispensa o gasto com treinamentos.

A automatização contribui também para otimização e fluidez de processos comuns no setor administrativo e financeiros.

Com um sistema é possível analisar com mais precisão os indicadores, afinal, uma empresa gera grande quantidade de dados todos os dias. Esses dados passam por análises que ajudam a compreender os resultados e as metas estabelecidas pela organização. Essas análises indicam pontos que precisam de melhorias ou mais investimentos, por exemplo.

Sem contar que a automatização também vai contribuir para colaboradores e gestores, uma vez que os sistemas disponibilizam informações sobre nível de estoque, resultados dos vendedores, produtividade e rastreamento de vendas.

A diferença entre back office e front office

Embora ambos lidem com processos empresariais, o back office não tem nada a ver com front office, porém, os dois setores são importantes e contribuem para o bom funcionamento e desenvolvimento de um negócio.

O front office é o departamento que diz respeito à parte visível de uma organização, os seus colaboradores lidam direto com os clientes finais.

O back office na gestão do seu negócio

Portanto se a sua empresa se preocupada com toda a jornada do cliente, desde os primeiros contatos comerciais até a finalização do negócio, você precisa ter um setor de back office. A gestão interna permite que a cadeia de processos seja cumprida de maneira eficiente. E isso vale para qualquer porte e perfil de empresa.

O menor dos equívocos pode comprometer e gerar prejuízos aos resultados esperados para a sua empresa.  Quando os profissionais de área de back office assumem o papel de validação, eles garantem que os problemas sejam identificados, corrigidos e prevenidos.

Leia também “Vendendo mais: como melhorar a conversão”

Conclusão

Se você busca maior visibilidade nos processos internos, redução de gastos e aumento na produtividade, investir em back office é uma ótima opção, ainda mais se você utilizar um sistema próprio e automatizado, como é o caso do Obras Online.

Somos uma empresa especialista em vendas há mais de 20 anos, apoiando fornecedores de produtos e serviços. Orientamos nossos clientes para melhor performance em vendas e expansão de suas atividades no setor da contrução civil.

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